Als Elternzeitvertretung für unser D-A-CH Team suchen wir eine engagierte Teamassistenz (all genders) für unser Büro in Köln – befristet auf 2 Jahre, in Teilzeit für 18 bis max. 22 Stunden ab 1. Juni 2026.
- In Deiner Rolle als Teamassistenz unterstützt Du unsere Fachabteilungen administrativ, einschließlich Terminmanagement wie z.B. die Organisation interner und externer Meetings, Reiseplanung, Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Workshops und Veranstaltungen (z.B. Buchung von Räumlichkeiten, Catering, Terminverwaltung, Vorbereitung von Präsentationsmedien etc.)
- Du unterstützt bei der Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Konzepten, Protokollen im Rahmen des täglichen Bedarfs
- Du erledigst selbständig und zuverlässig die administrativen Office-Management-Aufgaben wie Ein- und Ausgangspost, Annahme und Aufgabe von Kurier- und Paketlieferungen sowie das Bestellwesen (z.B. Büromaterialien inkl. Geräte und Getränke, sonstige Verbrauchsmaterialien), Einholen von Angeboten und Beauftragung von Dienstleistern
- Du koordinierst Bestellprozesse und führst Rechnungskontrollen in unserem Bestelltool aus
- Du unterstützt bei der Verwaltung von IT-Hardware sowie Schlüssel Verwaltung und Vergabe
- Du bist die erste Kontaktperson am Telefon für unsere nationalen und internationalen Kunden und vermittelst diese souverän an den entsprechenden internen Ansprechpartner weiter
- Du hast ein Händchen für ggf. kleinere technische und handwerkliche Aufgaben, wie z.B. Aufbau Bürostuhl etc.